(English version) – (Versión en español)

Ce qui frappe en premier lieu, lorsque l’on se dirige vers l’entrée, c’est le silence. L’absence de tout cet environnement sonore familier et rassurant : le ronronnement continu de l’escalator, transportant avec lui les voix des collègues qui se disent bonjour dans toutes les langues, le bip incessant et parfois capricieux des portails électroniques, les bruits de cuisine de la cafeteria toute proche.

Rien de tout cela.  N’entendant que le bruit claquant de mes pas dans les escaliers, je monte jusqu’au centre de contrôle du R3 et soulagée, suis accueillie par une équipe de sécurité, tout sourire et toujours fidèle au poste. Premiers échanges à 2 m règlementaires de distance tout en se désinfectant les mains.

En passant le sas, premier télescopage avec un membre de la haute direction, lui aussi toujours fidèle au poste depuis le début. Un je ne sais quoi de différent le concernant m’interpelle; j’ai trouvé ! C’est la tenue vestimentaire, plus casual (ce sera une constante tout au long de la journée pour toutes les personnes croisées).

Pour monter dans mon bureau, je découvre la nouvelle signalétique mise en place progressivement et tente scrupuleusement de m’y conformer même si je suis pour l’instant la seule et unique fonctionnaire errante au R2. Mais où sont-ils donc tous ?

Ayant finalement reçu des indices par téléphone, me voici dans un premier étage où je découvre une collègue, partagée entre le rire et l’exaspération, sous son bureau, en train d’essayer de reconnecter son PC pour pouvoir suivre correctement une session skype. Ce sont les joies de la débrouille, chaque fonctionnaire se transforme en McGyver, en tous cas visiblement dans la bonne humeur et cela fait plaisir. Sa voisine de bureau, à l’occasion de ma visite, me montre en primeur le petit instrument qui sert à ouvrir les portes sans les toucher. Ingénieux et pratique!

Je me dépêche pour mon premier rendez-vous officiel de la matinée et note que chaque membre de la haute direction est en binôme avec son assistante et cela depuis le 16 mars. Respect pour toutes ces collègues qui tiennent la barre aux côtés de leurs chefs.

Autre lieu, autre ambiance : quai de déchargement. Me voici dans le sous-bassement du bâtiment où une poignée de collègues a repris ses fonctions dans le cadre de la phase 1, ici pour recevoir les livraisons qui commencent à reprendre. Echanges. Tout à l’air d’aller.

Je pousse un peu plus tard la porte des services d’impression où le bruit des machines indique clairement que la reprise est aussi de mise. Les collègues travaillent en alternance pour produire toutes les affiches qui serviront à la signalétique COVID du bâtiment et d’autres travaux urgents nécessaire à la visibilité et aux activités de l’organisation. Ils tiennent à souligner combien le collègue de sécurité et hygiène a été disponible pour expliquer les nouveaux protocoles mis en place.

Départ fissa au 4e, mon étage de prédilection puisque c’est celui des ressources humaines, pour une visite à son Directeur qui confesse sa satisfaction d’avoir enfin une réunion avec quelqu’un en chair et en os. Scène digne d’un plan fellinien, où chacun se tient religieusement à une extrémité de la table. Nous n’avons plus qu’à nous passer le sel (ingrédient ne manquant jamais dans les discussions entre le Syndicat et HRD).

Retour dans mon bureau. J’attends mon prochain rendez-vous. C’est l’un des deux collègues chargés d’installer la signalétique à tous les étages qui me montre comment il faudra désormais se déplacer sur l’étage, dans les ascenseurs, dans les escaliers et même pour aller aux toilettes. Pas facile mais ce n’est qu’à ces conditions que le retour sera possible.

L’heure du déjeuner enfin ! J’ai le plaisir de retrouver le responsable et le cuisinier en chef d’ELDORA qui, eux non plus, n’ont jamais quitté le navire. La cafète est encore réduite à sa plus simple expression pendant la phase 1. On va chercher son assiette et on se place en quinconce dans la partie « Viennois ». J’assiste à des moments inédits de convivialité entre les collègues, toutes catégories confondues : ça s’interpelle d’une table à l’autre, ça rigole. Je sens que tous ces collègues ont vécu des moments ensemble extraordinaires. Probablement assez isolés dans leur bureau, ils profitent à fond de ce court moment de socialisation à  l’heure du déjeuner.  Sentiment diffus d’être une intruse.

Retour à nouveau dans les locaux syndicaux du 6e bien vides et bien silencieux, pour une incontournable et désormais habituelle réunion virtuelle avec mon équipe.

Puis re-départ dans les étages, tel un jeu de piste, à la recherche d’un maximum de collègues  déjà  sur site, pour savoir comment ils vivent ces moments de retour ou ces moments au bureau qu’ils n’ont jamais quitté puisque considérés comme personnel essentiel.  Le 2e collègue chargé de la signalétique, lui aussi de retour depuis peu, personnage haut en couleurs et bien connu du microcosme OIT, est intarissable sur la variété des panneaux à poser. Je réalise au fur et à mesure de ses explications l’ampleur de la tâche de la préparation du retour et suis envahie par un profond sentiment de reconnaissance envers tous ces collègues que je viens de rencontrer, qui contribuent à leur manière et au même titre que les autres plongés dans leurs rapports et leurs recherches, aux activités de l’OIT.

Je ne peux donc pas omettre une dernière visite au 1er étage, aux services informatiques, pour rencontrer celles et ceux qui, depuis le début, se sont évertué à rendre le télétravail plus facile de l’ensemble du personnel, du Siège mais aussi du terrain, jonglant avec les centaines de commandes de laptop (à configurer bien sûr), les écrans supplémentaires, les mobiles et les demandes plus d’une fois irraisonnées de certains(considération personnelle de l’auteur).

Cette journée particulière s’achèvera finalement par un passage obligatoire au centre de contrôle, l’occasion une dernière fois d’échanger avec les gardes et, cerise sur le gâteau, par une rencontre tout à fait fortuite et non planifiée, avec le maitre des lieux. Il est apparu tel un capitaine, choisissant les meilleurs routes maritimes pour mener à bon port le navire  OIT, évitant les écueils. La mission n’est certes pas aisée  mais j’espère qu’il sait qu’il peut compter sur son équipage dont il a pris, reconnaissons-lui cela, grand soin pendant ces moments inédits.

Toutes ces rencontres étaient donc nécessaires et  utiles et vont permettre  au Syndicat de mieux répondre aux nombreuses questions que ses membres se posent sur le retour au bureau.

En tous cas une chose est sûre, aucune discussion virtuelle ne remplacera, jamais, le contact humain.

 

 

(version française) – (Versión en español)

 

The purpose of this article is to share some of the challenges, opportunities and “skills” that ILO staff in Europe and the Arab States have experienced and acquired while resisting  the COVID-19 pandemic and enduring its associated lockdown and confinement measures since mid-March 2020.

Generally speaking and despite the difficult circumstances the overall world is facing, ILO staff members in the above-mentioned offices have succeeded in staying safe and well, and have sustained a reliable and consistent productivity with a majority expressing their accommodation and total adoption of ‘teleworking’. To be more accurate, most staff appreciated teleworking although it was initially difficult to get the required buy-in to this new work modality. It is important to note here that fortunately colleagues had the necessary IT equipment and needed internet connection to allow them to operate effectively and efficiently. Some, mostly staff without children, even reported being more productive and efficient at home due to the absence of interruptions and the ability to concentrate for longer spans of time.

All offices conducted meetings using WebEx, Skype and Zoom to the extent that some colleagues had to keep updating their calendars and were difficult to reach given the “big traffic of meetings online”. It is not difficult to imagine, that while these online meetings ensured continuous and timely communication, they also unfortunately contributed to the near total disappearance of “work-life balance”. In the absence of a “working schedule”, staff found themselves, most of the times, unable to self-pace their work and impose a time to disconnect.

If work and productivity were seamlessly ongoing, so were the spontaneous talents and anecdotes!

For colleagues with families and children, the quality time spent as a family unit was very valuable and allowed stronger bonding among family members. True there were quarrels over sharing the internet connection but with time even that issue was organized and time was allocated based on urgency and priority. Some parents even had to walk down memory lane back to their old school days and remember their school programmes to take on the role of teachers for their children: a responsibility equally shared by ILO mums and dads who, we are assured, have been implementing a gender sensitive approach to home duties throughout the confinement.

There are also a few other untapped potentials that were unleashed during this confinement and that ILO colleagues shared. For some, spending approximately 2 months at home allowed them to discover ‘the kitchen’ and develop the skills needed to cook and survive in the absence of food delivery. It has, in certain cases, even become a passion they nurture regularly by connecting to Instagram to follow world-renowned chefs cooking on line. Needless to say that cooking competitions became a trend and with the level of creativity and innovation displayed it might be a good idea to review the staff’s BoCs to reflect this learning under the “Development Objective”.

 

 

Other trends were also shared namely:

  • acquiring and bonding with domestic animals that enjoyed extensive attention and care becoming the only ones happy to coexist with ILO staff for such a long period with no absences to travel on countless missions;
  • learning languages on-line and waiting excitedly for the lockdown to be lifted in order to practice and show off among colleagues before the busy work schedule erases the few words, sentences and numbers learned;
  • exercising alone with the help of YouTube and making the effort to persevere making it a daily routine to control the weight gains and ensure sanity of mind, a quasi-impossible routine to keep in normal times;
  • last but not least, ‘Netflixing’ has been taken up by a large number of staff who found an escape from hearing the sad news of increasing numbers of infected people worldwide and all the related social and economic consequences we would need to tackle urgently as we return to our ‘new normal’.

Offices in Europe and the Arab States started working and preparing the staff’s gradual return to the office with all the necessary precautions for the health and safety of all. The lockdown has been an unusual experience putting the staff’s resilience, patience and flexibility to the test. While we managed and adjusted, we all missed going to the office and interacting with colleagues. We hope this disturbing situation ends soon for us to get back to work together and embark on evaluating and drawing the lessons learned!

 

(version française)

(english version)

 

La región de América Latina y el Caribe se vio afectada por el COVID-19 en casi todos los países a partir del mes de marzo 2020. Al día de hoy todos lo están. La mayoría de los gobiernos dieron la orden de entrar en distanciamiento social (cuarentena).  Cerrando las fronteras y aeropuertos, cerrando las escuelas, universidades y comercios. Posteriormente las medidas se han ido intensificando decretando inmovilizaciones obligatorias, toque de queda por las noches dependiendo del estado de emergencia sanitaria que enfrentan. El uso de mascarillas se ha vuelto obligatorio en muchos países

La pandemia y el coronavirus están planteando una nueva realidad, con mucha incertidumbre, cambios constantes que nunca antes hemos vivido, esta situación la atraviesan todos los países.

Aún con las serias limitaciones de los sistemas de salud en nuestra región confiamos en los equipos profesionales de la salud y los estados, quienes están enfrentando esta pandemia con el mayor esfuerzo y coraje.  Aplicando planes de apoyo social para los sectores más vulnerables de acuerdo a las posibilidades de cada país.

El personal de las Oficinas y proyectos en la región de América Latina y el Caribe se encuentran libre de COVID-19 y estamos todos en teletrabajo.  El esfuerzo es remarcable pese a que las condiciones no son las mejores, sobre todo para los/las colegas que tienen hijos pequeños o familiares a cargo. Hay que trabajar, cuidar la salud de la familia, acompañar a los hijos con la tele educación, comprar provisiones y todo ello en una misma jornada. Y si el tiempo lo permite, disfrutar de los tan necesitados momentos de ocio.

Hemos convertido nuestros hogares en lugares de trabajo poder realizar las jornadas de trabajo y en muchos casos la ergonomía, el equipamiento informático inadaptado, la interrupción de los servicios eléctricos y de internet generan stress en los colegas por no poder cumplir con las entregas de trabajo en los tiempos establecidos.  A esto hay que agregarle un enfoque meramente productivista durante las primeras semanas de la cuarentena resultando en una sobrecarga excesiva y la falta de coordinación.  Hemos vivido días de trabajo muy largos pasando de una reunión virtual o webinar, respondiendo y rellenando múltiples encuestas, formularios.

No obstante, a ello, saludamos la profesionalidad y compromiso de todo el personal de la región que no ha cesado ni un momento de brindar su mayor esfuerzo para que el mandado de la OIT se cumpla de la mejor manera posible. También a los comités de cada oficina por el trabajo realizado y la coordinación con el delegado regional. Se han logrado cosas impensables en tan poco tiempo y en circunstancias muy poco favorables. El mayor reconocimiento es ver que nuestros mandantes aprecian nuestro trabajo y les resulta útil.

El Director Regional, el Jefe de los Servicios Administrativos Regionales y nuestra oficial de RRHH Regional se han reunido de manera virtual con la Delegada Regional para intercambiar el estado de situación del personal y los diversos escenarios que se están presentando.

Las condiciones de trabajo actuales sin dudas dejarán huellas y confiamos en que la Dirección y los trabajadores saquemos conclusiones y estemos mejor preparados para el futuro. Pronto volveremos a las oficinas y nuevos desafíos se nos presentarán, no solo relacionados con las condiciones de trabajo sino también con la carga laboral que nos espera. El COVID-19 nos ha agregado trabajo y requiere acciones rápidas sin descuidar lo que ya estaba planeado.

Mantenemos la firme esperanza que la crisis socio económica generada por esta pandemia se convertirá en una excelente oportunidad para que se den cambios a todo nivel, personal, social, económico, político y cultural.

Desde las Américas expresamos nuestra solidaridad con todos los infectados y afectados y enviamos el pésame a aquellos que han perdido a sus seres queridos. Cuidémonos todos para salir juntos de esta crisis y para convertirla en una oportunidad para un gran cambio.

 

Version française

 

Many countries in Asia-Pacific have been totally locked down or partially closed to contain the spread of the coronavirus. Also restriction of movement has been imposed to cities and provinces of many countries. With this unprecedented situation and challenge, our work and life style has been transformed to a large extent.

At the beginning, along with care for the safety and wellbeing of the colleagues, the Staff Union in the region also looked after other aspects, such as intern’s and DC staff’s contract period, welfare of staff with no direct contract with ILO, and medical services like hospital arrangements. Furthermore, coordination with other Staff Associations at national level has been effective to reach out to UNRCs and address staff’s requirements.

 

Majority of the staff are relatively coping well with teleworking and rather satisfied with the work from home modality. Nevertheless, the substantial numbers of the staff face hardships with the new work arrangements because teleworking is being performed in a stressful situation under a global health crisis. Pressure has increased with lots of demand for skype meetings and training, emails and instructions from the office and supervisors. Some colleagues’ workload has increased with irregular working hours. Unfortunately, some feel that they are closely monitored by the supervisors. Home workspace is not always ergonomically sound, but majority of the staff spend long hours in front of the laptop, responding to emails and delivering tasks. More than ever before, the staff’s family responsibilities, especially for women, increase with childcare and homecare. Children are attending online classes, so parents have to provide support for their online schooling. Anxiety grows about their parents’ health and children living apart from them. Poor internet connection in some countries testifies the staff’s patience. This unhealthy work environment causes the physical and mental concerns of the staff and requires proper psychological guidance to the staff. The good thing is that more SUC-Management joint initiatives take place handling such issues and COSH is active in some duty stations.    

The Staff Union has continued to communicate with its members at regional and national levels to consolidate feedback on their health concerns and the impact of teleworking. Virtual conferences between SU reps and the members and SU reps and Regional Titular have been held. Rapid surveys on the impact of teleworking were conducted by a few SUCs. Staff Unions also adopt different means to interact with the staff and enhance their wellbeing, as well as to support others. A staff union opens a virtual café where anyone can join and relax with chat and fun; a union organises a yoga class for strengthening heath; a union mobilises donations to assist the livelihood of non-contractual staff; a union collects a fund to support rural migrant workers who suffer from the lockdown. In this challenging time, friendships and solidarity have been an incredible source of eveyone’s good spirit and encouragement.

Some countries remain cautious as the virus still spreads, while some countries are improving the plights. We Staff Union in the AP region will keep vigilant to the situation and work on methods to ensure staff’s safety now and in times of their return to the office. In the meantime, I wish all of you and your loved one be safe, healthy and happy. In Solidarity.

Pong-Sul Ahn
Regional Titular for Asia and the Pacific

English version

Depuis bientôt un mois, le personnel du BIT dans la région Afrique travaille à partir de son domicile suite à l’apparition de la pandémie de COVID-19 qui a amené la plupart des États à prendre des mesures de protection de leurs populations. Parmi ces mesures, il y a «le confinement obligatoire » qui astreint chacun à rester chez soi. Le travail à distance est une expérience nouvelle à laquelle chaque bureau, chaque travailleur, essaye d’apporter du sien, avec les moyens du bord, en vue d’atteindre les résultats assignés.

La majorité des bureaux dans la région ont doté leur personnel des moyens de communication afin de rester joignable, notamment le téléphone et/ou SIM prépayée. Le personnel dit « essentiel » qui devait télé/travailler a été doté, quant à lui, de laptop et modem pré chargé pour l’internet. D’autres collègues travaillent avec leurs propres matériels (laptop, desktop, connexion internet, imprimante, scanner, unités de communication, etc.). Ce dispositif permet, dans une certaine mesure, de maintenir à flot les activités. Le leadership de l’administration régionale, le soutien des directeurs des bureaux et des coordinations du système des Nations unies ainsi que l’agilité et l’engagement du personnel permettent de trouver des alternatives pour la poursuite des activités du terrain.

Le télétravail est réalisé non sans difficultés pour tous indistinctement. Il affecte le sens notoire du travail qui a consisté, jusqu’à un passé récent, à quitter son domicile. Désormais et de manière inattendue, tout se passe à domicile avec émergence des difficultés d’un autre genre, entre autres :

  • Inadaptation de l’environnement de travail (mobiliers inadaptés, nuisance sonore, aléas climatiques (chaleur, etc.) ;
  • Apparition des collègues inhabituels et exigeants (conjointe/e, et autres dépendants) avec leur lot de préoccupations ;
  • Coupures d’eau et d’électricité qui affectent la réalisation des actions dans les délais ;
  • La pression des sollicitations devenues presque toutes « urgentes » ;
  • Omniprésence et longue durée des réunions quotidiennes qui induisent la lassitude et la nervosité ;
  • Dépendance et non fiabilité des moyens technologiques de communication ;
  • Difficulté de synchroniser les plannings de travail avec les collègues n’ayant pas accès à Internet et aux facilités de communication ;
  • Insuffisance des moyens logistiques pour apporter les réponses à certaines requêtes ;
  • Difficulté de rendre les résultats dans les délais et d’assurer un encadrement efficace des subordonnés ;
  • Incompréhension de certains managers pour des actions prises tardivement.

Comme pour chaque situation, le télétravail avec confinement en prime, offre tout de même des points positifs. J’en note deux : il forge l’esprit de travail en indépendance d’une part, et d’autre part, il rapproche la famille au niveau de la transparence et l’organisation personnelle.

A côté des difficultés évoquées, il serait possible d’améliorer les conditions de rendement du télétravail dans le contexte régional s’il était possible de prendre en compte les suggestions suivantes :

  • Réduire le nombre et la longueur des réunions sur Skype et autres moyens de communication grâce à une discipline personnelle et un ordre du jour clair et pertinent;
  • Fournir un effort pour se conformer aux temps de travail en respectant les pauses et le temps de week-end ;
  • Veiller à l’équilibre travail et vie privée ;
  • Explorer la possibilité de créer, lorsque cela est possible, un petit cadre de travail adapté pour être productif.

Je suis persuadé que le télétravail dans le confinement, en dépit de ses difficultés, est une occasion offerte à chaque membre du personnel pour se découvrir face à l’adversité. C’est pendant ces moments que se révèlent les artistes !

 

(Si la video met du temps à charger vous pouvez cliquer sur ce lien : chaîne youtube du Syndicat du personnel de l’OIT)

 

 

English version

Spanish version

 

En ce moment, les semaines se suivent, s’étirent et se ressemblent et peut-être que déjà, ce qui vous semblait extraordinaire il y a 4, 3 ou 2 semaines se transforme déjà en une forme de routine.

Le télétravail par exemple ? Fastoche !

Le skype à 45, le zoom, les webinaires ?  Des jeux d’enfants ! Quoique très éprouvants pour la concentration et qui ne remplaceront jamais les contacts humains. En effet, qui n’a pas ressenti ces derniers jours de grands moments de solitude après avoir parlé dans le micro et expérimenté 10 secondes interminables de silence (Ok, on nous a bien recommandé de parler l’un après l’autre, mais quand même 10s ça fait long) sans voir les mimiques habituelles de ses interlocuteurs  ( 🙂 , 🙁  , 😮 ) ou de  ceux qui gribouillent sur leur carnet, qui réprimandent un bâillement intempestif ou qui veulent absolument prendre la parole en agitant frénétiquement leur stylo comme une baguette de majorette. Le contraire est également vrai:  je défie quiconque en ce moment  de ne pas avoir eu  la furieuse envie de cliquer sur le bouton « terminer la session», en pensant aux milliers de choses encore à rendre par écrit  avant la fin de la semaine à celui ou celle qui  justement en ce moment  est entré dans une longue diatribe en s’écoutant parler.  En fait on se découvre  plein de nouvelles  qualités que l’on pourra sans aucun doute faire valoir  face à  un jury de concours telles que la patience, l’écoute, l’empathie, la résilience  et même parfois l’indulgence pour son prochain.

 

La réponse de l’OIT face aux défis de ce fichu virus par exemple ? Check !

Comme nous sommes tous des adeptes assidus des réseaux sociaux et complètement accros à la page spécialement créée sur internet à son égard, on le voit bien que nous sommes tous des champions et des championnes, notre Directeur général n’arrête d’ailleurs pas de nous le dire tous les 3 jours et ça fait tellement du bien aux égocentriques que nous sommes tous.  Savourons bien ce moment présent, il est précieux et peut ne pas se représenter avant longtemps.

En même temps, (allons bon, voilà que je me mets à parler comme mon président, qui lui aussi nous cause dans le poste un jour sur deux) si ce ne sont pas les centaines de spécialistes que nous sommes, travaillant d’arrache-pied dans cette organisation, issus du monde des employeurs, des organisations syndicales et des gouvernements, ne sommes pas capables de fournir des réponses, aidés par tout le personnel administratif nécessaire à la bonne marche organisationnelle, alors qui le sera ? C’est une momentum inédit que l’ensemble du personnel a déjà saisi, au regard de la présence de l’OIT dans les débats internationaux ou sein des Nations unies actuels. Nous pouvons en être fiers et ne nous laissons pas abattre par la critique facile et récurrente qui, selon mes sources bien informées, a déjà commencé à pointer le bout de son nez du côté de certains mandants. Mais que veulent-ils à la fin ?

Piétiner toutes les valeurs et protection des travailleurs que l’OIT a mis plus d’un siècle à construire, ne pas les appliquer à la fonction publique internationale et que le futur de notre travail ressemble à celui du Moyen-Âge ?

 

La résilience et la faculté d’adaptation du personnel de l’OIT par exemple ? Des initiatives formidables !


Alors pour casser cette routine et faire battre en retraite l’humeur morose quant à tant d’incertitude, la tachycardie folle ou le découragement devant l’ampleur de la tâche qui soudainement se manifestent dans la journée ou la nuit d’ailleurs, le personnel de l’OIT a des ressources cachées inépuisables pour garder le moral. Que ce soit des skypes apéros ( va-t-on tous finir aux AA ?) ou des « Chitrali Café», des chansons you-tube décrivant le quotidien de nos collègues, des dizaines de dessins humoristiques, des photos de place de télétravail fleuries ou des vidéos de rouleaux  de papier toilette combinés avec des dominos se déroulant dans l’ensemble de leurs espaces confinés (euh oui, ça existe, je l’ai visionné…)  Tout ce qui contribue à tisser du lien social est de toute façon bon à prendre, on ne sera pas très regardant en ces temps difficiles.

Allez courage et Bonnes Pâques !